Todos los aspirantes deben conocer los acrónimos más utilizados en la gestión de proyecto de la Guía PMBOK ®, 6ª Edición para el examen PMP ®. Prepárate para descubrir mi lista de indispensables.
Contenidos
Los acrónimos en la Guía PMBOK ®, 6ª Edición tienen una sección dedicada solo a esta temática.
Además de estos que nos proporciona la Guía «Project Management Body of Knowledge», hay muchos acrónimos estándar de gestión de proyectos que son bastante difundidos en el mundillo e interesa conocerlos.
No conforme con esto, no te voy a engañar, ¡vaya rollo!, pero te acostumbras, ¡creeme! se ha desarrollado un argot en torno al examen PMP como por ejemplo ITTO.
He compilado una lista de varias fuentes, como la Guía PMBOK ®, 6ª Edición, los libros y curso de preparación de exámenes PMP.
COQ | Costo de la calidad
El costo de la calidad (COQ) asociado a un proyecto se puede desglosar en tres grupos:
Costos de prevención. serían los costes que se derivan por una calidad deficiente en los productos, entregables o servicios del proyecto específico.
Costos de evaluación. son costes relacionados con la evaluación, auditoría y prueba de los productos, entregables o servicios del proyecto específico.
Costos por fallas. Pueden ser internas o externas. Son los costes relacionados con la no conformidad de los productos, entregables o servicios con las necesidades o expectativas de los interesados.
AC | Costo real
El Costo real es el costo incurrido por el trabajo llevado a cabo en una actividad durante un período de tiempo específico en el proyecto.
CPM | Método de la ruta crítica
Una ruta crítica es la secuencia de las actividades necesarias para finalizar un proyecto, para esto debes saber ¿cuál es la dependencia o secuencia entre actividades?, y el tiempo estimado que se necesita para completar cada actividad.
¿Qué obtenemos? Con el método de la ruta crítica obtenemos la ruta más larga para llevar a cabo todas las actividades del proyecto, es decir, la duración de la ruta crítica determina la duración del proyecto entero. La CPM también nos dá una aproximación de las holguras de cada actividad, ¿cuanto puedo retrasar x actividad sin que retrase la fecha de término del proyecto?
⚠️ Un proyecto puede tener varias rutas críticas paralelas.
EVM | Gestión del valor ganado
La gestión del valor ganado proporciona un enfoque para medir el desempeño del proyecto a partir de la comparación de su avance real frente al planeado.
Para implementar el EVM en un proyecto debes definir la Línea Base de Medición del Desempeño (PMB), que integra la descripción del trabajo a realizar (alcance), los plazos para su realización (cronograma) y el cálculo de sus costos y de los recursos requeridos para su ejecución (costo).
Guía para implementar el EVM
Acciones en el grupo de procesos de Inicio
- Definir los parámetros iniciales
- Definir software a utilizar
- Determinar los umbrales de calidad que se usarán para el monitoreo y el control del proyecto
Acciones en el grupo de procesos de Planificación
- Definir la Estructura de Desglose de Trabajo.
- Definir la técnica de medición del valor ganado para cada tarea (fórmula fija, hitos ponderados, etc…)
- Definir el cronograma, este puede ser fijo en un Gantt, pero el más recomendable es un gráfico de tipo dinámico.
- Asignar los recursos a todas las tareas
- Asignar los recursos a todas las tareas
- Distribuir el presupuesto en el tiempo
- Establecer la línea base de medición del rendimiento
Acciones en el grupo de procesos de Ejecución, seguimiento y control
- Definir la fecha de estado
- Registrar el avance de cada tarea de acuerdo con la técnica EVM elegida
- Actualizar el trabajo pendiente de cada tarea
- Analizar de datos de la Gestión del Valor Ganado
- Calcular distintos escenarios
- Proponer acciones correctivas en caso de ser necesario
- Realizar informe de desempeño
WBS | Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
La Estructura de Desglose de Trabajo es una representación del proyecto, en forma gráfica descriptiva, que subdivide las actividades en varios niveles llegando a un grado de detalle que nos permita planificar y controlar el proyecto.
La EDT es una herramienta clave de comunicación a lo largo de la vida del proyecto. LA EDT permite comunicar el alcance del proyecto, las relaciones de dependencias entre las diferentes fases y trabajos y el nivel de riesgos, a la vez que facilita el control del presupuesto y el avance del cronograma.
RAM | matriz de asignación de responsabilidades
Las matrices de asignación de responsabilidad, o RACI, se denominan así por las letra con las que se codifica el tipo de relación con un proceso que tiene cada persona, por lo tanto, se utiliza para relacionar actividades con recursos.
La matriz se construye en una tabla donde en las filas tendremos tareas y en las columnas recursos, situando en la intersección el nivel de responsabilidad de cada persona/equipo para esa tarea específica.
RACI | responsable, encargado, consultar e informar
Te puedo asegurar que estas definiciones crean mucha confusión y aunque parezca una actividad sencilla de realizar, puede acarrear bastantes discusiones.
R: Responsible / Responsable. Es la persona encargada de hacer la tarea o actividad.
A: Accountable / Persona a cargo/Aprobador. Es la persona que se responsabiliza de que la tarea esté hecha. No es lo mismo que la R, ya que no necesariamente participa en la realización de la tarea. Sin embargo, es quien debe asegurarse que la tarea sea haga, y se haga bien.
C: Consulted / Consultar. corresponde a las personas con las que podríamos consultar datos o decisiones con respecto a la actividad o proceso.
I: Informed / Informar. A estas personas se debe informar de las decisiones que se toman, resultados que se producen, estados de las tareas, etc.
Algunas de las reglas de esta matriz de asignación de responsabilidades:
- Sólo un Aprobador por tarea.
- Puedes incluir tantos Responsables, Informados y Consultados como necesites.