Este artículo pretende revisar y explicar las 10 áreas de conocimiento de gestión de proyectos de la Guía PMBOK® – Sexta edición.
Contenidos
Áreas de conocimiento: definición
¿Qué son exactamente las áreas de conocimiento? ¿Y por qué son tan importantes?
PMI define un área de conocimiento en el glosario de la Guía PMBOK® de esta manera:
Área identificada de la dirección de proyectos definida por sus requisitos de conocimientos y que se describe en términos de sus procesos, prácticas, datos iniciales, resultados, herramientas y técnicas que los componen.
Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la
Dirección de Proyectos, (PMBOK® Guide) – Sexta Edición,
Básicamente, cada área de conocimiento, digamos que es una categoría de conceptos y procesos con un objetivo común. Pongamos un ejemplo, si quieres hacer una gestión de la calidad exitosa en tu proyecto, debes referirte al área de conocimiento de gestión de calidad.
¿Cuántas áreas de conocimiento hay en la dirección de proyectos?
De acuerdo con la Guía PMBOK® – Sexta edición, hay 10 áreas de conocimiento en la gestión de proyectos. Sin embargo, al igual que con cualquier otra disciplina que requiera trabajar con equipos multifuncionales, es posible que necesites adaptar y rediseñar el plan según las necesidades particulares del proyecto «tailoring».
¿Cuáles son las áreas de conocimiento de gestión de proyectos?
Las 10 áreas de conocimiento de gestión de proyectos son:
- Gestión de la Integración del Proyecto
- Gestión del Alcance del Proyecto
- Gestión del Cronograma del Proyecto
- Gestión de los Costes del Proyecto
- Gestión de la Calidad del Proyecto
- Gestión de los Recursos del Proyecto
- Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
- Gestión de los Riesgos del Proyecto
- Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
- Gestión de los Interesados del Proyecto
Aparecen en ese orden ya que existe cierta lógica sobre cómo se asignan al ciclo de vida del proyecto. Por ejemplo, es útil conocer el alcance de un proyecto antes de planificar el cronograma o estimar el presupuesto. Aunque aquí entre tu y yo, que los interesados aparezcan al final, no tiene mucho sentido.
⚠️ En el examen, debes memorizar las áreas de conocimiento y asegurarte de conocerlas en el orden correcto.
Integración
Gestión de la Integración del Proyecto es el área de conocimiento más importante bajo mi punto de vista, de hecho, esta área de conocimiento es responsabilidad exclusiva del director del proyecto, y no se puede delegar o transferir. El director del proyecto es quien combina los resultados de todas las otras Áreas de Conocimiento para proporcionar una visión general del proyecto. El director del proyecto es responsable en última instancia del proyecto en su conjunto.
El objetivo de toda esta área de conocimiento es dejar en claro que todo lo relacionado con la gestión de proyectos debe gestionarse como un todo. Por lo tanto, es el dominio donde deben administrar las interdependencias de todo en el proyecto.
¿Qué hacemos en La Gestión de la Integración del Proyecto?
- Garantizar que las fechas de vencimiento de los entregables del proyecto, el ciclo de vida del proyecto y el plan de obtención de beneficios están alineados.
- Proporcionar un plan para la dirección del proyecto a fin de alcanzar los objetivos del proyecto.
- Garantizar la creación y el uso de conocimientos apropiados.
- Gestionar el desempeño del proyecto y los cambios en las actividades del proyecto.
- Tomar decisiones relativas a los cambios clave que impactan al proyecto tomando en cuenta las interdependencias.
- Medir y monitorear el progreso y tomar las medidas adecuadas.
- Recopilar, analizar y comunicar la información del proyecto a los interesados pertinentes.
- Completar todo el trabajo del proyecto y cerrar formalmente cada fase, contrato y el proyecto en su conjunto.
- Gestionar las transiciones de fases, cuando sea necesario.
Alcance
Gestión del Alcance del Proyecto analiza todo lo que tiene que ver con la gestión del alcance del proyecto. En definitiva, se gestiona todo el trabajo requerido para completar el proyecto. Se enfoca en definir qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.
El alcance puede referirse al alcance del producto, es decir, las características y funciones de un producto, servicio o resultado, o también al alcance del proyecto, el trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas.
¿Cómo se mide el grado de cumplimiento del proyecto o producto?
El grado de cumplimiento del alcance del proyecto se mide con relación al plan para la dirección del proyecto. El grado de cumplimiento del alcance del producto se mide con relación a los requisitos del producto.
El ciclo de vida del proyecto y la Gestión del Alcance
En un ciclo de vida que usa un enfoque predictivo, los entregables del proyecto se definen al comienzo del mismo y cualquier cambio en el alcance es gestionado en forma progresiva. En un enfoque adaptativo o ágil, los entregables son desarrollados a través de múltiples iteraciones, donde se define un alcance detallado y es aprobado para cada iteración cuando ésta comienza.
Cronograma
La gestión del cronograma del proyecto consiste en hacer un plan detallado para informar a todos cómo y cuándo el proyecto entregará los productos, servicios y resultados definidos en el alcance del proyecto.
El cronograma del proyecto es una de las herramientas de comunicación más provechosas, ya que el cronograma de actividades es de gran interés para las partes interesadas. Es un documento clave que se utilizará para gestionar las expectativas de los interesados y como base para los informes de desempeño.
En este área de conocimiento, se cubre todo lo que tiene que ver con la definición del trabajo requerido para entregar el alcance, colocando esas tareas en el orden correcto, estimando cuánto tiempo llevará realizarlas y construyendo el cronograma del proyecto.
El cronograma debe ser una herramienta flexible a lo largo del proyecto para adaptarse al conocimiento adquirido, los riesgos y las actividades de valor agregado.
Costo
La gestión de costes es básicamente la gestión de las finanzas del proyectos. Se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto, pero también debe tener en cuenta el efecto de las decisiones del proyecto sobre el posterior costo recurrente del uso, mantenimiento y soporte de los entregables del proyecto.
Este área de conocimiento básicamente lo que vas a realizar sería:
- Planificar qué va a cubrir el presupuesto
- Estimar los costos del proyecto
- Crear el presupuesto del proyecto
- Monitorear y controlar el presupuesto
Los diversos Los requisitos de los interesados para la gestión de los costos deben ser considerados de manera explícita puesto que los interesados medirán los costos del proyecto de diferentes maneras y en momentos diferentes.
Calidad
La Gestión de la Calidad del Proyecto aborda la calidad tanto de la gestión del proyecto como la de sus entregables. Se aplica a todos los proyectos, independientemente de la naturaleza de sus entregables. Las medidas y técnicas de calidad son específicas para el tipo de entregables que genera el proyecto.
La gestión de calidad del proyecto implica la preparación de un plan de gestión de calidad con métricas y umbrales. Luego implementar el plan, realizar tareas relacionadas con la calidad y realizar correcciones según sea necesario para que el proyecto produzca los resultados que espera.
Los directores de proyecto pueden necesitar estar familiarizados con el muestreo.
- Muestreo por atributos: el resultado es conforme o no conforme.
- Muestreo por variable: el resultado se mide según una escala continua que refleja el grado de conformidad.
Muchos proyectos establecen tolerancias y límites de control para las mediciones del proyecto y del producto.
- Tolerancias: rango establecido para los resultados aceptables
- Límites de control: los límites de la variación normal para un proceso o rendimiento del proceso estadísticamente estables.
Uno de los imbatibles de la calidad es la preferencia de la prevención a la inspección. Es mejor incorporar calidad en los entregables, en lugar de encontrar problemas de calidad durante la inspección. El costo de prevenir errores es en general mucho menor que el de corregirlos cuando son detectados por una inspección o durante el uso.
El costo de la calidad (COQ)
Incluye todos los costos en los que se ha incurrido durante la vida del producto a través de inversiones para prevenir el incumplimiento de los requisitos, de la evaluación de la conformidad del producto o servicio con los requisitos, y del no cumplimiento de los requisitos (retrabajo). El costo de la calidad constituye a menudo la preocupación de la dirección del programa, la dirección de portafolios, la PMO o las operaciones.
La calidad se logra al ser incorporada en la planificación y el diseño del proyecto y el producto, y cuando la cultura de la organización está consciente y comprometida con la calidad.
En este sentido es importante entender la diferencia entre dos conceptos que aparecerán en muchas preguntas del examen PMP | CAPM.
Calidad y grado
La calidad y el grado no son lo mismo.
La calidad es “el nivel en el que un conjunto de características inherentes satisface los requisitos.
El grado es una categoría que se asigna a productos o servicios que tienen el mismo uso funcional pero características técnicas diferentes.
Mientras que un nivel de calidad que no cumple con los requisitos de calidad es siempre un problema, un grado bajo puede no serlo. El director del proyecto y el equipo de dirección del proyecto son responsables de determinar las condiciones necesarias para cumplir con los niveles requeridos, tanto de calidad como de grado.
Precisión y exactitud
Precisión y exactitud no significan lo mismo.
Precisión significa que los valores de mediciones repetidas están agrupados y tienen poca dispersión.
Exactitud significa que el valor medido es muy cercano al valor verdadero.
Las mediciones precisas no son necesariamente exactas. Una medición muy exacta no es necesariamente precisa. El equipo de dirección del proyecto debe determinar los niveles apropiados de exactitud y precisión.
Recursos
En la Guía PMBOK® – Sexta edición los recursos no se refieren típicamente a individuos con roles y responsabilidades asignados en el proyecto, los recursos también podrían ser:
- Equipos o vehículos
- Hardware y Software
- Materiales o insumos
- Instalaciones
- Infraestructura
Esta área de conocimiento se cubre la planificación de cómo se realiza la gestión de recursos, la estimación de los recursos necesarios, la adquisición de los recursos y la garantía de disponibilidad de los recursos físicos según sea necesario. También se realiza un seguimiento de la utilización de los recursos y toman medidas correctivas si es necesario, por ejemplo, si estás utilizando los recursos del proyecto a un ritmo más acelerado de lo previsto.
El área de conocimiento de gestión de recursos también cubre el desarrollo del equipo de proyecto y la gestión de sus integrantes, puesto que el director de proyecto debería ser a la vez el líder y el gerente del equipo de proyecto, y debería invertir esfuerzos adecuados en la adquisición, gestión, motivación, y empoderamiento de los miembros del equipo.
Desarrollar el equipo significa:
- Mejorar sus habilidades, proporcionando formación si es necesario aumentando su competencia para completar las actividades del proyecto.
- Asegurarse de que puedan trabajar juntos de manera efectiva.
- Crear un ambiente donde el equipo pueda hacer su mejor trabajo.
El director del proyecto es responsable del desarrollo proactivo de las aptitudes y las competencias del equipo, conservando y mejorando al mismo tiempo la satisfacción y la motivación del equipo.
Gestionar el equipo significa:
- Seguimiento del desempeño individual con respecto al trabajo planificado
- Crear una cultura de reconocimiento.
- Resolver contratiempos del equipo de proyecto
- Gestionar las bajas y las nuevas incorporaciones de manera que los cambios afecten lo menos posible el rendimiento del proyecto.
El director del proyecto debería estar al tanto de las influencias del equipo tales como el entorno del equipo, la ubicación geográfica de los miembros del equipo, la comunicación entre los interesados, la gestión de cambios en la organización, las políticas internas y externas, las cuestiones culturales y la singularidad de la organización.
El Director de Proyectos establece la energía del equipo, haz tu mejor esfuerzo, tomando en cuenta que quizás este sea una de las áreas más complicadas, especialmente si las personas no trabajan directamente para ti, puedes chequear la estructura de la organización para comprender mejor el tipo de autoridad del project manager en cada organización.
Comunicaciones
¿Qué es la comunicación?
Es el proceso de intercambio de información, intencional o involuntariamente, entre individuos y/o grupos.
¿Qué son las comunicaciones?
Son los medios por los cuales la información puede ser enviada o recibida, como por ej. actividades como, reuniones y presentaciones, y objetos de comunicación como, mensajes de correo electrónico, redes sociales, informes de proyectos o la documentación del proyecto.
¿Que es la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto?
Aborda tanto el proceso de comunicación como la gestión de las actividades y objetos de comunicación.
La comunicación efectiva crea un puente entre los diversos interesados, cuyas diferencias tendrán en general un impacto sobre la ejecución o el resultado del proyecto, por lo que es vital que toda la comunicación sea clara y concisa; definiendo el propósito de la comunicación, la comprensión del receptor de la comunicación y el monitoreo de la efectividad.
Las actividades de comunicación incluyen interna y externa, formal e informal, escrita y oral.
La comunicación puede ser dirigida en forma ascendente a los interesados en la alta dirección, en forma descendente a los miembros del equipo u horizontalmente a sus compañeros. Esto afectará el formato y el contenido del mensaje, por esto es importante definir los métodos, los mensajeros y los mensajes deben ser cuidadosamente seleccionados.
La comunicación puede ser verbal o escrita, consciente o inconscientemente, a través de palabras, expresiones faciales, gestos y otras acciones.
Riesgos
La Gestión de los Riesgos del Proyecto tiene como objetivo identificar y gestionar los riesgos que no estén cubiertos por otros procesos de dirección de proyectos.
Existe una certificación específica de gestión de riesgos de PMI, por lo que podemos inferir que la gestión de riesgos es un gran quebradero de cabeza para los gerentes de proyecto.
El área de conocimiento de gestión de riesgos cubre una visión general de lo que debe hacer para gestionar adecuadamente los riesgos del proyecto.
Tipos de Riesgo
- Riesgo individual del proyecto: es un evento o condición incierta que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo en uno o más de los objetivos de un proyecto.
- Riesgo general del proyecto: es el efecto de la incertidumbre sobre el proyecto en su conjunto, proveniente de todas las fuentes de incertidumbre incluidos riesgos individuales, que representa la exposición de interesados a las implicancias de las variaciones en el resultado del proyecto, tanto positivas como negativas.
Los procesos de Gestión de los Riesgos del Proyecto abordan ambos niveles de riesgo en los proyectos.
Los riesgos son inherentes al proyecto, por lo que los procesos de Gestión de los Riesgos del Proyecto deben llevarse a cabo de manera iterativa durante la vida del proyecto.
¿Qué son los umbrales de riesgo?
Los umbrales de riesgo medibles reflejan el apetito al riesgo de la organización y de los interesados en el proyecto. Con el fin de gestionar el riesgo de manera efectiva en un proyecto en particular, el equipo del proyecto debe saber qué nivel de exposición al riesgo es aceptable para lograr los objetivos del proyecto.
Dentro de este área de conocimiento podemos encontrar:
- Planificar cómo gestionar el riesgo en el proyecto y crear un plan de gestión de riesgos.
- Identificar los riesgos del proyecto
- Analizar los riesgos (cualitativa y cuantitativamente)
- Planificar la respuesta a los riesgo
- Realizar las actividades de respuesta a estos riesgos que has identificado
- Monitorear los riesgos para verificar si las actividades de respuesta son efectivas o de lo contrario tomar medidas según sea necesario.
⚠️ En el examen, recuerda que la gestión de riesgos es un esfuerzo de equipo, no solo es tarea del Director de Proyectos.
Adquisiciones
En el área de conocimiento de gestión de compras, serás responsable de:
- Planificar las adquisiciones requeridas y crear un Statement of Work (SOW) esto no es lo mismo que el alcance del proyecto.
- Planificar cómo tomará las decisiones de compra, las acciones que se realizarán para seleccionar los proveedores.
- Llevar a cabo la selección de proveedores.
- Administrar la relación con el vendedor mientras hace el trabajo.
- Cierre el contrato de adquisición al final del trabajo.
Dependiendo del tipo de organización en la que esté trabajando, puedes tener un departamento de compras especializado que puede ayudarte con todas estas actividades.
En el entorno de un proyecto se realizan muchas contrataciones y las negociaciones pueden ser bastante duras si no estás acostumbrado.
Interesados
Quizás el area mas importante, los proyectos son un imposible sin las personas y por esta misma razón es el área más desafiante; las personas no siempre actúan de la manera que a veces esperamos que lo hagan. Te enfrentarás a conflictos, negociaciones y gestión de políticas.
En esta área debes:
- Identificar a las personas involucradas y afectadas por el proyecto: los interesados
- Planificar cómo el involucramiento de los interesados
- Administrar las actividades para involucrar a los interesados y recopilar sus expectativas, intereses y opiniones.
Las partes interesadas incluyen más que el gerente del proyecto, el cliente, el patrocinador y el equipo de proyecto; los interesados del proyecto son personas u organizaciones cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por el proyecto o el producto del proyecto. Esto puede incluir individuos y grupos en los que quizás no haya pensado antes, por esto puedes identificar interesados a lo largo de todo el proyecto. Los interesados también pueden ser externas a la organización, el gobierno, usuarios finales, clientes.
📌 Las personas o grupos que podrían ejercer una influencia positiva o negativa sobre el proyecto, pero que no se consideran parte del proyecto, también se consideran partes interesadas.
⚠️ En el examen, es importante comprender quién está involucrado en el proyecto y qué deberían estar haciendo. Algunas personas suspenden el examen porque no tienen claros los roles dentro de un proyecto y no saben lo que hace un gerente de proyecto, o al menos no entienden cómo el examen espera que se desempeñe el rol. También pueden tener problemas para diferenciar entre lo que el equipo, el gerente de proyecto y la gerencia deberían estar haciendo.