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¿Qué es la estructura organizacional?
Tenemos que tener claro que los proyectos no operan en un mundo paralelo, o en una especie de burbuja, los proyectos son llevados a cabo dentro de una organización, y por lo tanto se verán afectados por la estructura general de la organización y también afectan las normas, políticas y procedimientos de la compañía (es una relación bidireccional).
Todo afecta y los mejores Project Managers (PM), lo saben y usan esto en beneficio del proyecto y de la organización. ¿Cómo? Los Gestores de Proyecto deben comprender dónde reside la responsabilidad, la rendición de cuentas y la autoridad dentro de la organización. De esta forma, el director del proyecto podrá usar de manera eficaz su poder, influencia, liderazgo para completar con éxito el proyecto.
Dicho esto, puedo confirmarte que la influencia más directa sobre un proyecto es la forma en que está estructurada la organización, ¡y quiero que prestes atención a esto que te voy a decir ahora!, ⚠️ en el examen puede cambiar la respuesta dependiendo de cómo está estructurada la organización y también te puedo asegurar que todas las opciones de respuestas te van a parecer correctas, por esto es importante que conozcas los tipos de estructura organizacional.
Tipos de estructura de la organización
Los tipos de estructura organizativa de una empresa pueden ser:
Organización Funcional
La organización Funcional es la más común, es la típica estructura por departamento, jerárquica, donde cada empleado tiene un superior y los equipos son agrupados por especialización, por ejemplo, finanzas y contabilidad, marketing, comunicaciones, I+D, etc.
Características de la Organización Funcional
Veamos entonces, las ventajas y desventajas de este tipo de organización.
- En esta estructura los miembros del equipo cumplen con el trabajo funcional (departamento) y de proyecto.
- En este tipo de organización el director del proyecto tiene autoridad limitada para asignar trabajo y aplicar recursos.
- El presupuesto del proyecto es gestionado por el gerente funcional.
⚠️ En el examen cuando te enfrentas a una pregunta donde usen el término funcional, te quieren decir que el proyecto ocurre dentro de un departamento concreto, es decir, si necesitamos una acción de otro departamento, el equipo transmite esta necesidad al jefe de departamento, quien será el encargado de transmitir este requerimiento al otro jefe de departamento.
Estructura Organizativa Proyectizada
Según la Guía PMBOK, otras formas de llamar a la Organización Orientada a Proyectos serían, Organización compuesta u Organización híbrida.
La estructura organizativa orientada a proyectos, como su nombre lo indica, se organiza por proyectos, esto quiere decir que los grupos de trabajo están ordenados por proyecto. Sería lo opuesto a la estructura funcional.
Características de la organización orientada a proyectos
- El director de proyecto tiene control elevado o casi total sobre el proyecto, tiene personal asignado y le rinden cuentas.
- El director de proyectos gestiona el presupuesto del proyecto.
- Los miembros del equipo hacen solo trabajo del proyecto.
- Cuando el proyecto se cierra, los miembros del equipo no tienen a dónde ir, el equipo de proyecto necesita ser asignados a otro proyecto o buscarse la vida y encontrar otro trabajo.
Organización Matricial (Matrix)
La organización matricial es un tipo de estructura organizativa donde los el equipo reporta a❗️ dos jefes ❗️🤦🏻♂️ al Project Manager (PM) y al director funcional. Los miembros del equipo realizan el trabajo del proyecto y trabajo funcional (departamento). El Project Manager es un recurso más.
Tipos de Organización Matricial
Organización matricial fuerte
En la organización matriz fuerte el poder lo tiene el Director de Proyecto.
Organización matricial balanceada
En la organización matriz balanceado el poder es compartido entre el director funcional y el Gestor de Proyectos.
Organización matricial débil
En la organización matricial débil, el poder recae sobre el director funcional y el poder del Director de Proyectos (PM) es comparable con el de un coordinador o expedidor/facilitador.
Un coordinador de proyectos, al igual que en una organización funcional, tiene poca autoridad y poca capacidad de decisión, mientras que el expedidor de proyectos es un mero informador o coordinador de información, sin autoridad ni capacidad de decisión.
⚠️ En el examen debes saber que si no hacen mención al tipo de organización, estamos ante una organización matricial. ¡Recuerda esto, SIEMPRE!
⚠️ Si realizas el examen en inglés, debes tener en cuenta que tight matrix, en español coubicación, no tiene nada que ver con la organización matricial. No te confundas!