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Soy PM

Gesti贸n de las COMUNICACIONES PMBOK 6

Hoy vamos a hablar sobre Gesti贸n de las Comunicaciones y para empezar a hablar de ello, empezaremos por su concepto, entonces

驴que es la comunicaci贸n y por qu茅 es importante para un Director de Proyectos?

Si pensamos un poco, estamos comunic谩ndonos continuamente durante el d铆a, para gestionar las comunicaciones de cara al examen PMP tienes que considerarlo, porque como he comentado en v铆deos anteriores, los proyectos que manejamos en el examen son grandes, tenemos un equipo de muchas personas, algunos equipos son virtuales, est谩n deslocalizados y por lo tanto en diferentes zonas horarias, son muchos los factores que podr铆an complicar las comunicaciones, no solo nos comunicamos con el equipo de proyecto, tambi茅n nos comunicamos con agencias gubernamentales, entidades u otras empresas y proveedores, partners o patrocinadores, por esta raz贸n existe un cap铆tulo completo dedicado a las comunicaciones. 

Este cap铆tulo es una especie de embudo, cuando comunicamos en un proyecto, comunicamos todo lo que planificamos, ejecutamos, monitorizamos y controlamos en otras 谩reas de conocimiento, comunicamos sobre cronograma, costos, calidad, recursos, riesgos, etc. Entonces, antes de comunicar, necesitamos saber 驴que vamos a comunicar? necesitamos una planificaci贸n, necesitamos saber el status del proyecto, que comprende el an谩lisis del resto de 谩reas, y despu茅s debes comunicarlo. De eso se trata esta 谩rea de conocimiento, si no gestionas el resto de 谩reas de una manera correcta, por ej. si no gestionas bien el cronograma, si no identificamos los riesgos correctamente, la comunicaci贸n no ser谩 efectiva. 

el 90% del tiempo, un director de proyectos est谩 comunicando, es decir la mayor parte del tiempo, su trabajo no est谩 completo hasta que no lo comunica, la integraci贸n, coordinaci贸n no puede ocurrir sin este 谩rea de conocimiento, la comunicaci贸n. Tendr谩 que manejar conflictos, comunicar riesgos, comunicar el status de los proyectos.

Comunicar no significa enviar una ingente cantidad de e-mails, reportes y sumarios. Comunicar tambi茅n significa ESCUCHAR. Escuchar es parte esencial de la comunicaci贸n, ya que no se trata de emitir sino tambi茅n de absorber toda esa informaci贸n para que pueda ser entendida cuando la comunicas. Entre las habilidades que conforman la escucha, est谩n hacer las preguntas adecuadas, generar confianza en el equipo para que la comunicaci贸n sea fluida. Todo esto es esencial para comunicar efectivamente, creo que en este 谩rea de conocimiento es donde mejor puedes darte cuenta que todo est谩 relacionado y el proyecto no ser谩 exitoso sin tener un performance adecuado en el resto de 谩reas. 

Muchos estudios han demostrado que el 50% de la comunicaci贸n que recibimos es NO VERBAL, y cuando hablamos de comunicaci贸n NO VERBAL hablamos del tan mencionado lenguaje corporal, el otro 30% lo recibes por el tono de la voz, las pausas, el modo de controlar la respiraci贸n. Como podemos ver un 80% de la comunicaci贸n trasciende al uso del lenguaje verbal, de ah铆 la importancia. El resto, ese 20% de la comunicaci贸n la recibes en palabras. As铆 que si nuestra comunicaci贸n es cara a cara todos estos elementos juegan una parte importante. La comunicaci贸n en persona es interactiva, hay un enriquecimiento continuo, mientras que la comunicaci贸n escrita, recibimos el mensaje, pensamos y al tiempo respondemos. 

Otra parte importante es seleccionar la v铆a de comunicaci贸n m谩s efectiva dependiendo de lo que se quiere comunicar, en muchos casos no tienes demasiadas disponibles y solo te queda enviar un mail. por ej. 

Otra de las dimensiones que manejamos son la comunicaci贸n Formal y la comunicaci贸n Informal. En proyectos tan grandes como los que manejamos en el PMP, necesitaremos una buena cantidad de comunicaciones formales, por ej. si queremos discutir sobre la l铆nea base de costes, la comunicaci贸n con nuestros interesados, proveedores. Por el contrario, la comunicaci贸n informal es la que se da con el equipo del proyecto en el d铆a a d铆a para discutir sobre alg煤n asunto relacionado con el proyecto, la manera de hacer alguna actividad, discutir puntos de vista, pero cuando queremos reportar el status del proyecto, la comunicaci贸n debe ser formal. 

Otra de las dimensiones de la comunicaci贸n, es la forma Escrita u Oral. Por ej. si nuestro cliente pide un cambio en alg煤n punto del proyecto la negociaci贸n la podremos hacer en una reuni贸n cara a cara y se considerar铆a informal, por lo que necesitaremos realizar una minutas o un memo para formalizar las decisiones que hemos tomado en esa reuni贸n. 

Otro ejemplo ser铆a, cuando presentamos nuestra propuesta de servicios a un cliente potencial lo haremos de manera oral, pero en este caso se considerar铆a formal. 

Vamos ahora a los procesos de este 谩rea de conocimiento. 

En nuestro primer proceso, tenemos

Planificar las Comunicaciones

en el 谩rea de planificaci贸n. Este 谩rea nos permite determinar las necesidades de informaci贸n de los interesados en el proyecto y as铆 poder determinar c贸mo se llevar谩n a cabo las comunicaciones.

A la hora de planificar las comunicaciones del proyecto, deber铆a darse respuesta a las siguientes preguntas:

  • 驴qui茅n necesita
  • qu茅 informaci贸n,
  • cuando la necesita,
  • como le ser谩 proporcionada y
  • por qui茅n?

Estamos dando respuesta a muchas preguntas que parecen f谩ciles pero deben ser planificadas.

Gestionar las Comunicaciones

Este proceso se encuentra en el 谩rea de procesos de ejecuci贸n. Incluye los procesos necesarios para garantizar la adecuada y oportuna recopilaci贸n, distribuci贸n, almacenamiento, recuperaci贸n y disposici贸n final de la informaci贸n del proyecto.

Una comunicaci贸n eficaz, crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, as铆 como, perspectivas e intereses diversos en la ejecuci贸n o resultado del proyecto.

La comunicaci贸n en el proyecto es necesaria para asegurar que obtenemos y suministramos la informaci贸n requerida de la persona correcta, en el tiempo indicado, utilizando siempre, los medios y formatos apropiados.

Implica la aplicaci贸n de los conceptos, modelos y t茅cnicas de la teor铆a de la comunicaci贸n a las necesidades espec铆ficas del proyecto, y exige tambi茅n, la determinaci贸n de las necesidades de informaci贸n y comunicaci贸n de los actores interesados (stakeholders). 驴Qui茅n necesita informaci贸n? 驴Qu茅 informaci贸n requiere? 驴Cu谩ndo la necesitar谩? 驴C贸mo le ser谩 presentada? Por lo tanto, requiere mucha dedicaci贸n y habilidad tanto al director como al equipo de del proyecto. Los cuales, deben de ser conscientes de que las comunicaciones afectan crucial y globalmente al 茅xito del proyecto.

En definitiva, todo lo que tenga que ver con comunicar, la acci贸n sucede en la ejecuci贸n.

Controlar las comunicaciones

Pues en esta 谩rea haremos el balance, estamos enviando ese reporte en el momento que acordamos en nuestro Plan de Comunicaciones, hay variaciones con respecto al plan de las personas que deb铆an recibir este reporte. 

En conclusi贸n el 谩rea de conocimiento de las comunicaciones no existe sin el resto de 谩reas, para comunicar necesitas la informaci贸n que viene del resto de 谩reas de conocimientos.