Los proyectos operan dentro de las restricciones impuestas por la organización a través de su estructura y marco de gobernanza. En esta publicación, aprenderemos más sobre la influencia del entorno en los proyectos, específicamente hablaremos de los Factores Ambientales de la Organización (EEFs) y los Activos de los Procesos de la Organización (OPAs). Aunque este tema se explica bastante bien en la Guía de PMBOK, 6ª edición, me gustaría hacer un pequeño resumen que te sirva de apoyo para entenderlo a la hora de hacer el examen PMP CAPM.
Contenidos
Factores Ambientales de la Organización (EEF)
Los factores ambientales de la organización (EEF) son aquellas condiciones que no están bajo el control del equipo del proyecto, pero influyen, limitan o logran reconducir el rumbo del proyecto.
Características de los Factores Ambientales de la Organización (EEF)
- Puede ser interno o externo a la organización.
- Se originan fuera del proyecto o de la organización.
- Puede tener un impacto en la organización, portafolios, programas y/ o proyecto.
- Es una entrada en muchos procesos de gestión de proyectos, especialmente en los del grupo de procesos de planificación
- Puede mejorar o empeorar los resultados del proyecto
¿Cuáles son los Factores Ambientales de la Organización? (EEF)
Factores ambientales inherentes a la organización (EEF) pueden ser de dos tipos:
Factores Ambientales | EFF Internos
Los factores ambientales Internos, por decirlo en cristiano, es cualquier cosa que no sea un proceso, procedimiento o política que pertenezca a tu organización.
Ejemplos de EEF internos
- Estructura organizacional
- Cultura
- Instalaciones
- Sistemas (hardware o software)
- Cultura y estructura organizacional
- Infraestructura de la organización
- Disponibilidad de recursos
- Capacidad de recursos
Factores Ambientales | EFF Externos
Cualquier influencia externa a la organización es obviamente un Factor ambiental externo a la organización (EEF).
Ejemplos de EEF externos
- Restricciones legales
- Normas gubernamentales
- Reglamentos de la industria
- Condiciones del mercado
- Clima político
Activos de los procesos de la organización (OPA)
Los activos de los procesos de la organización (OPA) son los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento específicos de la organización.
Características de los Activos de los Procesos de la Organización (OPA)
- Influyen en la gestión del proyecto
- Se utilizan como entradas en muchos procesos de gestión de proyectos
- Son internos a la organización
Tipos de Activos de los Procesos de la Organización (OPA)
Las Activos de los Procesos de la Organización (OPAs) son de dos tipos:
1. Procesos, Políticas y Procedimientos
Estos generalmente son establecidos por la Oficina de Proyectos PMO, y no se ven afectados por el trabajo del proyecto, es decir no sufren actualizaciones como parte del trabajo o desarrollo del proyecto.
Ejemplos de procesos, políticas y procedimientos
- Normas, políticas, procedimientos, directivas.
- Plantillas para planes de proyectos y documentos.
- Ciclos de vida del producto y del proyecto, métodos y procedimientos.
- Listas de proveedores y acuerdos contractuales aprobados previamente.
- Políticas de recursos humanos y administración
2. Bases de Conocimiento de la Organización
Esta base de conocimientosse actualiza a lo largo del proyecto con información del proyecto. En palabras mas simples si se trata de un algo (plan, documento, informe, archivo, etc.) creado por el proyecto.
⚠️ En el examen, debes asumir que la organización tiene registros históricos y lecciones aprendidas de proyectos anteriores y que la compañía lo ha incorporado en estos repositorios de conocimiento de la organización.
Ejemplos de Bases de Conocimiento de la Organización
- Plan de gestión de proyectos
- Registro de riesgos
- Matrices de trazabilidad
- Lecciones aprendidas
- Informes de estado
Si aún no lo tienes claro, más ejemplos:
- Los recursos humanos son EEF, mientras que la política de recursos humanos es un OPA.
- Los sistemas de autorización de trabajo son EEF, mientras que los procedimientos para emitir autorizaciones de trabajo son OPA.
- Las plantillas desarrolladas o adaptadas por la organización son OPA. Pero si es una plantilla estándar de la industria, entonces se consideraría un EEF externo, en este caso.
⚠️ En el examen, esta puede ser una pregunta trampa. Las políticas ambientales son OPA. No te deje engañar por la palabra «ambiental» y elijas Factores Ambientales de la Organización (EEF).