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GESTIÓN de las ADQUISICIONES PMBOK 6

En el día de hoy vamos a hablar del área de conocimiento adquisiciones, y está este área de conocimiento se centra más en la compra y venta, es decir, si en nuestro proyecto nosotros llegaremos a necesitar un producto o servicio de un externo para desarrollar nuestro proyecto este sería el área de conocimientos que se encargaría de gestionar esa relación entre nosotros y nuestros proveedores.

El comprador está adquiriendo un servicio o suministro de un proveedor y por el otro lado, el vendedor nos está suministrando esto que necesitamos.

En este área de conocimiento tenemos que pensar que nosotros somos los compradores y el vendedor está haciendo parte de nuestro trabajo.

A diferencia del resto de áreas de conocimiento, donde nosotros somos los vendedores y tenemos un cliente o comprador a quien cuidar, en este área de conocimiento en particular, necesitamos un «mindset» diferente. Nosotros somos el cliente y tenemos una necesidad y es el proveedor quien nos debe cuidar.

Y por otro lado, tenemos que enfocarnos en gestionar este proveedor. La relación entre el comprador y el vendedor debe formalizarse con un documento legalmente aceptado y esto podría ser un contrato.

Contenidos

¿Qué es un contrato?

El contrato es un documento que define la relación entre el comprador y el vendedor, nos define:

  • las responsabilidades de cada una de las partes
  • lo que se espera exactamente del proveedor

Entre otros de los nombres que podrás ver en el ⚠️ examen tendrás:

  • acuerdo
  • orden de compra

Independientemente del nombre, el contrato debe asegurar un marco legal para gestionar la relación entre el comprador y el vendedor y como se trata de una relación legal debe estar acordado por ambas partes, es un acuerdo mutuo, por lo que, para hacer cambios en este contrato deben acordar ambas partes.

⚠️ Debes recordarlo porque en el examen suelen hacer preguntas y una de las opciones de respuesta, podría hablar, de una de las partes tomando decisiones sobre el contrato unilateralmente y esta respuesta siempre será incorrecta; además lo que nos figura en el contrato sólo puede cambiarse a través del control integrado de cambios.

Otros nombres que puede recibir el comprador en el examen

Entre los nombres que puede recibir el comprador, también podríamos encontrar:

  • cliente
  • contratista principal
  • contratista a secas
  • receptor del servicio
  • organización adquiriente

Como puedes darte cuenta podemos tener múltiples nombres y esto puede variar según el tipo de proyectos o industrias en las que estemos trabajando, pero para el examen debe saber que el comprador puede tener todos estos otros nombres.

Otros nombres que puede recibir el vendedor en el examen

Por otro lado, el vendedor no se queda atrás y también puede llamarse:

  • proveedor
  • contratista
  • subcontratistas
  • proveedor de servicios

Estos serían los términos posibles que pueden aparecer en el examen.

Este área de conocimiento tiene tres procesos y estos procesos se distribuyen entre los grupos de procesos: planificación ejecución y monitoreo y control.

El primer proceso trata de planificar la gestión de las adquisiciones, el segundo proceso efectuar las adquisiciones y el tercer proceso controlar las adquisiciones. Vamos al primer proceso:

Planificar la Gestión de las Adquisiciones

Planificar la Gestión de las Adquisiciones, este es un paso muy importante en la planificación del proyecto, porque implica que el director de proyectos con una visión global del alcance, riesgo, cronograma y costos valorará y, en consecuencia, documentara la opción de qué parte del trabajo requerido para cumplir los objetivos del proyecto necesita ser contratada fuera de la organización.

Lleva también implícita la descripción de cómo habrá de hacerse dicha adquisición, el riesgo que la empresa puede o desea asumir y por tanto, el tipo de contrato que se va a firmar.

Efectuar las Adquisiciones

En el segundo proceso tenemos efectuar las adquisiciones que pertenece al área de ejecución, aquí, es necesario contactar con los posibles proveedores y aplicar los criterios de evaluación para elegir quiénes serán los proveedores del proyecto, con el objetivo final de cerrar un acuerdo que se plasme en un contrato.

Los criterios de evaluación dependerá de cada proyecto y podrían incluir condicionantes, tales como: precios, tiempo de entrega, propuesta técnica, respaldo financiero, entre otros.

Controlar las Adquisiciones

Mientras el proyecto está en ejecución, es necesario controlar los distintos contratos, se debe evaluar si los entregables están acorde a los términos contractuales; además en este proceso se lleva a cabo la evaluación del desempeño del vendedor para analizar si tiene las competencias suficientes para seguir siendo un proveedor para el proyecto.

En conclusión el área de conocimiento de las adquisiciones gestionaría los contratos del proyecto.

Es muy importante tener en cuenta que de las primeras decisiones que va a tomar el director de proyectos será la decisión de hacer o comprar, es decir, tendríamos que saber si vamos a ser capaces de hacer todas las actividades que engloban el proyecto o necesitaremos de externos para realizar parte de estas tareas.

Entre los interesados que influyen en el área de las adquisiciones tendríamos el departamento legal, ellos serían los que nos darían soporte para gestionar todos los contratos y también tendríamos como otro de los principales interesados al departamento de compras.

Otro aspecto a tener en cuenta, la temporalidad en la que se planifica la gestión de las adquisiciones, este proceso se hace antes del kick off del proyecto y se dedica a estudiar, implementar y documentar todos los aspectos necesarios para poder licitar y pedir oferta a los proveedores que tengamos en nuestro listado de proveedores o proveedores preferentes de la compañía. Después de recibir todas las ofertas tendremos que efectuar las adquisiciones es decir cuál es la oferta que más nos conviene.