La gestión de los interesados del proyecto es un área clave en la gestión de proyectos.
En este área de conocimientos se describe lo que el project manager o director de proyectos debe hacer para involucrar y comprometer a los interesados en las decisiones clave y actividades del proyecto a lo largo de todo el ciclo de vida.
Es importante, no solo hacer foco en gestionarlos, sino, también en involucrarlos en las actividades y las decisiones clave que van a asegurar el éxito de nuestro proyecto.
Tenemos que tener claro que este área de conocimiento nos permite entender quiénes son los interesados de nuestro proyecto. Supongamos que tenemos un equipo de proyecto y que eres el director de proyectos y además, tenemos un patrocinador que está financiando nuestro proyecto y en la capa superior está lo que llamamos interesados, estos interesados podrían ser:
- una agencia gubernamental
- un gerente funcional
- el gerente de otros proyecto, que pueden necesitar alguna salida de tu proyecto como una entrada para el proyecto que el está desarrollando
- proveedores
- clientes
Podemos tener una buena cantidad de personas que se están viendo impactadas por nuestro proyecto, y estos interesados pueden verse afectados positiva o negativamente por nuestro proyecto.
Si también consideramos a los terceros que están siendo impactados negativamente por nuestro proyecto, por ejemplo, si nuestro proyecto quiere automatizar un proceso de producción, las personas que están realizando ese mismo trabajo de forma manual podrían convertirse en un interesado que se ve afectado negativamente por nuestro proyecto, y por tanto, podría no querer que nuestro proyecto tenga éxito.
Este área de conocimiento en particular nos ayuda en la gestión del involucramiento o el nivel de compromiso con el proyecto de las partes interesadas.
Involucramiento sería la palabra clave en la que debemos centrarnos; en el compromiso de las partes interesadas, entonces que necesitaremos hacer primero, pues tenemos que identificar por lo que el primer proceso que entra en juego en el área de conocimiento gestión de los interesados es:
Contenidos
Identificar a los Interesados
Este es un proceso importantísimo, hablamos del segundo proceso en el grupo de procesos de inicio, pero para más INRI, sólo tenemos dos procesos en el área de inicio, por lo que, es necesario poner mucha atención para identificar a las partes interesadas. Como resultado de este proceso particular estaríamos obteniendo un listado de personas y una especie de matriz de evaluación de su interés, nivel de influencia y de su poder, entre otras variables.
Una vez que obtengamos esta lista, necesitamos hacer un plan para involucrar a las partes interesadas, por lo que, necesitaremos realizar un proceso que se llama:
Planificar el Involucramiento de los Interesados
Este proceso tiene como resultado un plan de gestión de los interesados.
Este plan nos ayuda a medir a los interesados en todo el ciclo de vida del proyecto. Este plan también nos dice qué tipo de acciones deberíamos tomar para comprometer a las partes interesadas del proyecto y gestionar la participación de los interesados así que una vez que estemos hechos con la planificación y hayamos identificado un plan para involucrar a toda esta gente, luego necesitaremos, lograr su participación y este proceso se denomina:
Gestión de la Participación de los Interesados
Este proceso trata de ayudarnos a ejecutar los elementos de acción y ejecutar los pasos o las actividades para conseguir una colaboración o una cooperación de las partes interesadas de modo que podamos cubrir sus necesidades y expectativas abordar incidencias y promover la participación y compromiso de los interesados.
Y así, como quien no quiere la cosa, ya llegamos al proceso final de este área de conocimiento
Monitorizar el Involucramiento de los Interesados
Aquí monitorizamos nuestras acciones versus lo que hemos planificado.
El grupo de procesos de monitoreo y control nos ayuda a monitorear el compromiso de los interesados, por ejemplo, si alguien se está involucrando demás, si alguien se está volviendo neutral, verificar el involucramiento para comprobar si esto era lo que se esperaba de este interesado, que fuese muy activo en este u otro proceso; por lo que ese proceso nos ayudará a comparar lo real versus lo planificado y hacer el correspondiente análisis.
Gestión de los interesados en los entornos ágiles
En entornos ágiles, en los que los proyectos experimentan un alto grado de cambios requieren una participación y gestión activa de los interesados para facilitar en tiempo una discusión productiva y la toma de decisiones.
Los equipos ágiles se comprometen con los interesados directamente más que a través de las capas de management, es decir, no hay barreras, el cliente, el usuario y el desarrollador intercambian información en un proceso creativo y dinámico que conduce a un mayor involucramiento y mayor satisfacción. Las interacciones regulares con la comunidad de interesados, mitigar riesgos, construye confianza y dar soporte para ajustes más tempranos en el ciclo de vida del proyecto reduciendo costes e incrementando la probabilidad de éxito del proyecto.
Los métodos ágiles fomentan la transparencia de forma importantísima invitando a los interesados a reuniones y revisiones del proyecto y colocando artefactos de gestión en espacios públicos.ón
En resumidas cuentas y como hemos dicho antes, el director de proyectos será el encargado de involucrar y comprometer a los interesados en las actividades y decisiones claves del proyecto.
La capacidad del director de proyectos y de los integrantes del equipo de identificar a todos los interesados del proyecto que van sumándose a lo largo del ciclo de vida es la clave entre un proyecto que puede fracasar y un proyecto exitoso y aquí estamos hablando que la satisfacción de los interesados debería ser identificada y gestionada como un objetivo más del proyecto.
Como todos sabemos el director de proyectos está comunicando aproximadamente el 90% del tiempo que dedica al proyecto, por esto, una de las claves para mantener a los interesados satisfechos es comunicándose continuamente con todos los interesados incluyendo los miembros del equipo e intentando entender sus expectativas y necesidades, gestionar las incidencias que puedan tener lugar y mejor aún ser proactivos; si vemos que algo va a salir mal tenemos tomar decisiones a tiempo, esto nos ahorrará un montón de tiempo y costes.
Otra parte importante del trabajo del director de proyectos en este área de conocimiento es gestionar los conflictos de interés y gestionar la participación y el compromiso activo de los interesados del proyecto.